ORGANIZACIÓN DE COMPETICIONES

Una competición de montaña, para que funcione de forma correcta y prolongada en el tiempo, debe ser gestionada como si de una empresa se tratase. Debe tener su estructura jerárquica, sus dirigentes de área, sus empleados, los diversos departamentos, su plan de marketing, etc, ya sea de forma remunerada o simplemente voluntaria, la gestión debe ser tratada de esta forma.

Pero también es muy importante que los dirigentes de una competición, especialmente el director y el director técnico, sean o hayan sido competidores. Sólo desde la visión experta de un competidor se puede llevar a buen puerto una competición.

Un competidor sabe bien que le gusta a otro competidor, que servicios debe dar, que exigencias debe tener el recorrido, conoce el ranking y las posibilidades y debilidades de los competidores. En definitiva, dispone de todos los elementos necesarios para adaptar su competición a las exigencias y necesidades de los competidores.

Un competidor conoce el reglamento y seguramente podrá aportar reformas dirigidas a hacer la competición más atractiva, más fácil de gestionar, más fácil de controlar, más rápida de clasificar.

Es importante que el organizador / competidor sepa cambiar de rol. Tiene que diferenciar las responsabilidades que tiene como organizador (que son muchas) de las que tiene cuando compite (que son muy pocas).

Pero, como veremos a continuación, organizar una competición va más allá de saber lo que quieren los competidores. Para diseñar, planificar, proyectar, promocionar y contabilizar todos los elementos que dan vida a una competición es necesario, o bien contar con un equipo de trabajo cualificado y formado, o que el organizador posea una sólida formación empresarial.

Seguro que conocemos competiciones organizadas con mucha ilusión, con muy buena voluntad, con muchos recursos económicos, incluso con conocimiento de causa, pero que han sido un fracaso.

¿Por qué?. Porque no se han considerado las dos premisas citadas: ser competidor y saber gestionar la competición como si de una empresa se tratase.

Ciclo Vital de Una Competición

Por lo general las competiciones siguen un ciclo, que salvo excepciones, es como sigue:

  • Periodo inicial : de 1 a 2 ediciones en las que la competición se da a conocer y poco a poco va ocupando su posición en el calendario. Este periodo es muy importante pues durante la "infancia" es cuando se desarrolla el carácter que tendrá en el futuro.
  • Periodo medio : de la 3 a 8 ediciones siguientes, la competición se considera consolidada, si superó la fase inicial de forma correcta. Es en este periodo cuando más gente conoce la competición y es cuando mayor número de competidores se acercan a ella. Aquellos que no han participado nunca, querrán hacerlo, al menos en una ocasión. Es la "edad adulta", en la que la competición entrará a formar parte de los grandes circuitos nacionales.
    Durante este periodo conviene iniciar una regeneración de cargos internos, para evitar la monotonía y la falta de ideas. Este relevo puede llegar incluso a los directores de carrera y técnico. Hay que dar entrada a gente nueva, con ideas frescas y ganas de trabajar en un proyecto que harán suyo.
  • Edad de oro : es difícil mantener una competición con un elevado índice de popularidad, más aun si no se realiza la renovación de cargos. Superar los 9 o 10 años es la mejor muestra de una buena gestión.

El cansancio de los dirigentes acostumbra a ser la principal causa de desaparición de una competición.

¿Por qué queremos organizar una competición?

Tenemos que preguntarnos porque queremos organizar una competición. Si sólo responde a un capricho y no analizamos el mercado potencial que tenemos en frente, fracasaremos.

Si la oferta supera con creces a la demanda, esta no tendrá cabida en el calendario, a no ser que ofrezcamos algo diferente que sobrepase las garantías que dan otras competiciones similares y cercanas en localización.

Atentos:

  • Analizar las necesidades.
  • Estudiar la saturación del mercado.
  • Ser mejor que la competencia.
  • Formar parte de un circuito oficial..
  • Obtención de todos los permisos.
  • Visto bueno de las instituciones locales.
  • Soporte total de la población.
  • Patrocinadores.

Cuando tengamos esto claro podremos empezar a considerar en serio la posibilidad de organizar una competición.

El Marketing en las Competiciones

Si nuestra competición es "nuestra empresa", necesitamos un plan de marketing. Podemos tener la mejor competición del mundo, pero si nadie la conoce nadie competirá en ella.

Un aspecto importante es el plan de comunicación. La creación de notas de prensa es sin duda el mejor canal de comunicación para transmitir la existencia de una competición. El segundo canal será la distribución de folletos en otras competiciones. Estos deben contener poca pero muy contundente información: nombre de la prueba, fechas, breves especificaciones técnicas, premios, datos de contacto y página Web.

Esto último es muy importante hoy en día. Una organización que se precie debe tener una página Web en la que resulte fácil localizar toda la información sobre la prueba, lo importante y lo trivial.

Posteriormente serán los propios competidores los que hablarán de la competición a otros, lo publicarán en los foros de Internet, etc. La voz correrá muy rápido, tanto para bien como para mal.

Será difícil recuperar el buen nombre de una competición si algo sale mal y corre la voz.

Estructura Básica de Organización

Organización significa "disposición, arreglo y orden". Para poner en marcha cualquier evento deportivo hace falta disposición a sacrificarse, coordinación de ideas y equipos de trabajo y un orden que regule la sucesión de los acontecimientos.

Por lo tanto, para que cualquier competición de montaña pueda tener lugar, debe tener detrás una estructura organizativa bien definida.

Podemos distinguir tres áreas principales:

  1. Área de Secretaría.
  2. Área Técnica
  3. Área Comercial y de Relaciones Públicas.

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Descripción de las Áreas

  1. Área de Secretaría: Es el área que se encarga de la mayoría de los aspectos administrativos:
    • Información general.
    • Contabilidad.
    • Temas legales: hacienda, impuestos, etc.
    • Material de oficina.
    • Material técnico: controles, avituallamiento, listados, copias de seguros y permisos, etc.
    • Gestión de inscripciones: coordinación de centros de inscripción, distribución de material, recogida, resolución de incidencias, contabilidad, información, etc.
    • Gestión de alojamientos y necesidades de los voluntarios y personal de organización.
    • Gestión de permisos y seguros.
    • Gestiona las peticiones de material e infraestructuras del Área Técnica y Comercial.
    • Gestión de dietas y sueldos.
    • Esta es un área lo suficientemente importante como para contratar los servicios de un profesional.
  2. Área Técnica: Es la especializada en los aspectos deportivos de la prueba:
    • Recorrido: diseño, alternativas, revisión, situación de los controles y avituallamientos, marcaje, limpieza.
    • Relación final con proveedores (en relación con el Dto. Comercial).
    • Información técnica.
    • Transportes: alquiler de vehículos y porteos, traslados de avituallamiento y controles, horarios.
    • Comunicaciones: material, coordinación, sistemas.
    • Coordinación y preparación de avituallamientos y controles.
    • Coordinación del personal de organización y del voluntariado.
    • Montaje de infraestructuras (salida, meta, vallas, soportes publicitarios, carpas. Etc.)
    • Sistema sanitario y de rescate.
    • Infraestructura y necesidades del control antidopaje.
    • Formación del voluntariado y de los responsables.
  3. Área Comercial y de Relaciones Públicas: Es la que se encarga de la búsqueda y relaciones con los patrocinadores y colaboradores, de la imagen exterior de la prueba y del trato con las instituciones.
    • Gestión de patrocinios y colaboradores.
    • Gestión de proveedores.
    • Publicidad y difusión.
    • Relaciones con instituciones.
    • Diseño y elaboración del cartel, programa, merchandaising y otros elementos (camisetas, llaveros, etc).
    • Prensa.
    • Fotografía: creación y mantenimiento del libro de imagen, contratación de fotógrafos, etc.
    • Relaciones con la prensa (antes, el día e la prueba y después)
    • Temas de élite (en coordinación con el Área técnica).
    • Premios: coordinación, ceremonia, preparación, etc.
    • Soportes publicitarios (en coordinación con el Área Técnica)
    • Elaboración de dossieres y memorias.
    • Atención a medios, patrocinadores y autoridades.

Desarrollo de la Organziación

El desarrollo de una Organización, desde que surge la idea hasta que se "cierra" la prueba puede ser muy largo. Fundamentalmente depende de la magnitud del evento y de lo que en el esté implicado: casas comerciales, cantidad de participantes, si hay varias modalidades o distancias, importancia de la prueba (oficial o no), etc.

1. Proyecto

Hay que intentar contar con todos los factores que hagan posible la organización de la prueba e intentar reproducir la "película" de la carrera para saber si es viable y como.

Hay que elegir una distancia, un lugar y una fecha. Estudiar y diseñar un recorrido factible y que se pueda cubrir debidamente. Ver si encaja bien en el calendario existente. Conocer los organismos e instituciones implicadas, contar con sus permisos y reunirnos con ellas para saber si están dispuestas y pueden colaborar.

Hay que elaborar los presupuestos, necesidades de material y personal. Por supuesto que nunca se cumplen los gastos, las necesidades y las previsiones programadas en su día.

Tenemos que captar y formar a los distintos responsables de las áreas.

2. Puesta en marcha

Una vez que la idea es factible, la prueba arranca. Es necesario hacer un calendario de trabajo e intentar cumplir las fechas.

  • Captación de recursos económicos y de material que cubran nuestras necesidades.
  • Gestión de permisos y legalidades necesarias para la realización de la prueba.
  • Desarrollo de un plan de difusión y publicidad con suficiente antelación para cubrir el objetivo de participación y satisfacer a nuestros patrocinadores/colaboradores.
  • Desarrollo del Reglamento y establecer un sistema de inscripción.
  • Planificar las necesidades de infraestructuras y si contamos con ellas o debemos comprarlas y/o alquilarlas.
  • Captar al voluntariado y estructurarlo.
  • Programar el desarrollo del trabajo previo.
  • Coordinarse con las personas ajenas a la Organización que van a actuar en la prueba: Guardia Civil, Bomberos, Agentes Forestales, delegados federativos, etc.

3. Trabajos previos

Es el trabajo inmediatamente anterior al desarrollo de la prueba. Los últimos preparativos serán:

  • Ubicación en el lugar del equipo organizador.
  • Instalación de Secretaría.
  • Inspección, supervisión y marcaje del recorrido.
  • Montaje de salida y meta.
  • Preparación de listados, dorsales, bolsas de corredor, etc.
  • Recepción y preparación del voluntariado.
  • Preparación de controles y avituallamientos.
  • Preparación de material.
  • Coordinación de comunicaciones.
  • •  Charla técnica a participantes con explicación de las últimas novedades o cambios.

4. Día de la prueba

Este apartado es muy interesante para los jueces o quienes desempeñan este rol durante la prueba.

  • Análisis de la situación en caso de mal tiempo o cambios imprevistos.
  • Despliegue de los controles.
  • Inicio de la actividad en salida: información, control de dorsales, etc.
  • Salida.
  • Control de corredores en carrera, retirados, incidencias, etc.
  • Cierre de controles.
  • Cierre de meta.
  • Entrega de premios.
  • Resolución de incidencias.
  • Retirada de controles.
  • Limpieza del recorrido, recogida de materiales.
  • Nota de prensa.
  • Primeras conclusiones.

5. Después de la prueba

  • Devolución de material.
  • Realización de clasificaciones.
  • Contactos con la prensa.
  • Recopilación de apariciones en prensa, realización de dossier de prensa y video.
  • Cierre con patrocinadores, colaboradores y Federación.
  • Pagos y cobros.
  • Cierre de contabilidad.
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